Für die Nutzung der UCware-Telefonanlage, muss jeder Benutzer lizensiert werden.

Dementsprechend können wir leider nicht alle Mitglied der THA eine Lizenz zur Verfügung stellen.

Wer ist berechtigt eine Lizenz zu erhalten?

• Beschäftigte der THA
• Studierende mit Beschäftigungsverhältnis (nur auf Anfrage)
• Professoren der THA

Wer ist nicht berechtigt eine Lizenz zu erhalten?

• Studierende
• Praktikanten
• Lehrbeauftragte

Sobald Sie Ihre RZ-Kennung beantragt haben und diese freigeschaltet wurde, wird Ihnen eine freie Nebenstelle zugewiesen. Das Übertragen oder Teilen Ihrer persönlichen Nebenstellen ist nicht möglich.

• (Wir bitten Sie zu berücksichtigen, dass nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses die persönliche Nebenstelle nicht reserviert werden kann.)

Nach Zuweisung Ihrer persönlichen Nebenstelle, erhalten Sie eine Begrüßungsmail aus dem Rechenzentrum mit allen Details zur UCware – Telefonanlage inkl. Ihrer neuen Nebenstelle.

Sollten Sie für Ihren PC/Notebook keine Administrationsrechte besitzen, wenden Sie sich bitte für die Erstinstallation an Ihren IT-Administrator.

Folgende Punkte werden in der Begrüßungsmail erläutert:

• Ihre persönliche Nebenstelle
• UCware - Telefonanlage
  • Link zur Webanwendung

    • https://ucware.hs-augsburg.de/client/

       

  • Link zum Downloadportal des UCware-Softclients

    • https://ucware.hs-augsburg.de/client-installers/

       

  • Installation des Softclients.
    • Beim ersten Start des UCC-Clients, bitte im unteren Bereich bei “Manual Configuration” die unten stehende URL eintragen.

      • URL zur Anbindung an den Server: https://ucware.hs-augsburg.de/client/

         

• Autostart des UCC-Clients beim Start Ihres PCs
  • Windows

  • MacOS

     

• Headset
  • Falls Sie noch kein Headset erhalten haben, können Sie dieses über folgende Stellen beziehen: 
    • RZ-Service Büro (Bitte Öffnungszeiten beachten)

    • Über Herrn Dennis Sylvester Simion (RZ)

       

  • Software für das Headset + Downloadlink (Installation setzt Administrationsrechte voraus) 

    • https://www.yealink.com/en/product-detail/usb-connect-management

       

• Support
  • Hilfestellungen finden Sie hier im Intranet (siehe Seitenverlauf ↓)
  • Benötigen Sie weitere Untersützung, Freischaltung von Rechten, Einrichtung einer Warteschlange, Teilen von Telefonbüchern, etc. dann wenden Sie sich bitte schriftlich per E-Mail an das Ticketsystem des Rechenzentrums.

    • rzservice@hs-augsburg.de

       

  • Primärer Ansprechpartner und Administrator der UCware–Telefonanlage:
    • Dennis Sylvester Simion

1. UCC-Client installieren & aktualisieren:

Download UCC-Client: https://ucware.hs-augsburg.de/client-installers/

Anleitung: https://wiki.ucware.com/installationshandbuch/install_uccc_user

• Bitte Punkt 2 - "Geben Sie in der Adressleiste die URL des UCC-Clients ein.", in der oben genannten Anleitung beachten!!!

  • Tragen Sie hierzu bitte folgende URL ein und bestätigen Sie die Eingabe:

    https://ucware.hs-augsburg.de/client/

2. Yealink USB Connect (Installation setzt Administrationsrechte voraus):

Die Software Yealink USB Connect bietet Ihnen die Möglichkeit, Einstellungen an Ihrem Headset vorzunehmen und sowohl das Headset als auch den Dongle mit regelmäßigen Updates zu versorgen.

Um Audio- und Sprachprobleme zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen das Headset regelmäßig auf Udates zu prüfen und diese zu installieren.

Download: https://www.yealink.com/en/product-detail/usb-connect-management

• Bitte schließen Sie Ihr Headset per USB-Kabel und den Dongle direkt an Ihrem Computer an.
• Die Yealink USB Connect-Software zeigt Ihnen nun an, ob Updates für das Headset und dem Dongle verfügbar sind.
• Nach der erfolgreichen Installation der Updates auf den Geräten, können Sie das Headset wieder vom USB-Kabel trennen und die kabellose Verbindung über den Dongle nutzen.

Hier erfahren Sie, wie Sie peronalisierte Einstellungen im UCC-Client vornehmen können:

(Bitte beachten Sie bei den Audioeintellungen "Default/Standard", dass bei dieser Auswahl die Audioeinstellung Ihres Betriebsystems übernommen wird. Sollte sich diese ändern, ändert sich auch die Audioeingabe/Audioausgabe im UCC-Client. Wir empfehlen das gewünschte Audiogerät direkt auszuwählen - siehe Link unter: "Audio-Geräte -> Audiogeräte anpassung".)

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/erweitert/sitemap

Um den Autostart des UCC-Clients zu aktivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor.

Microsoft Windows & MacOS

1. UCC-Client öffnen
2. Oben rechts auf das Männchen klicken
3. Einstellungen
4. Client
5. Hacken bei "Autostart" setzen

Ab sofort startet der UCC-Client nach jedem Hochfahren automatisch.

1. Überblick zum UCC-Client:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/sitemap

2. Anrufe:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/hauptseite/telefonieren/sitemap

3. Anrufhistorie & Anrufbeantworter:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/hauptseite/historie/sitemap#anrufhistorie_anrufbeantworter

4. Kontaktverwaltung:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/hauptseite/telefonbuecher/sitemap

• Kontaktbücher können auch im Kollegenkreis geteilt werden. Teilen Sie hierzu dem Rechenzentrum bitte mit, wie das von Ihnen angelegte Telefonverzeichnis heißt und welche Personen Lese- und Schreibrechte erhalten sollen.
  • Leserechte: Kann nur die Kontakte sehen, jedoch nicht bearbeiten
  • Schreibrechte: Kann Kontakte löschen, bearbeiten oder hinzufügen

1. Überblick:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/rufnummernkonfiguration/allg

2. Durchwahlen bearbeiten:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/rufnummernkonfiguration/rn_sitemap

3. Slots bearbeiten:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/rufnummernkonfiguration/slot_sitemap

4. Als Warteschlangen-Agenten anmelden (Berechtigungen erforderlich):

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/rufnummernkonfiguration/ws

1. Für die eigene Nebenstelle:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/rulp/durchwahl

2. Für eine Warteschlange (Berechtigung erforderlich)

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/rulp/ws

1. Einmalige Rufumleitung (z.B. Urlaub):

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/geplante_rul/einmalig

2. Wiederkehrende Rufumleitungen (z.B. Dienstbeginn, Dienstschluss, Wochenende, Urlaub):

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/geplante_rul/wiederkehrend

3. Geplante Rufumleitungen anpassen:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/geplante_rul/anpassen

Benötigen Sie für Ihre Abteilung/Fakultät eine zentrale Annahmestelle für eingehende Gespräche (z.B. Sekretariat), so teilen Sie dies bitte schriftlich dem Rechenzentrum mit.

Die Warteschlange kann von mehreren Personen (Agenten) einzeln oder parallel betreut werden.

Für die Einrichtung einer Servicenummer benötigt das Rechenzentrum folgende Informationen:

• Gibt es bereits eine Nebenstelle die öffentlich kommuniziert wurde und beibehalten werden soll, wenn ja, welche?
• Wer soll die Warteschlange mitbetreuen?

1. Ansagen im UCC-Client aufnehmen:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/ansagen/aufnehmen_uccc

2. Ansagen hochladen:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/ansagen/hochladen

3. Ansagen freigeben (Berechtigungen erforderlich)

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/ansagen/freigeben

1. Tastenkürzel:

https://wiki.ucware.com/benutzerhandbuch/tastaturkuerzel/konfigurieren

Audio:

Sie erhalten ein Yealink BH72-Headset, welches entweder per Bluetooth (USB-Dongle) oder direkt per USB-C Kabel angebunden und genutzt werden kann.

Bitte beachten Sie bei der Nutzung über Bluetooth, dass das Headset bei einem eingehenden Anruf nicht zusätzlich per USB-Kabel an Ihrem Rechner angebunden sein darf (z.B. zum Aufladen des Akkus). Ihr Rechner verwendet ansonsten die USB-Kabel-Verbindung zum Headset und nicht die Bluetooth-Verbindung. Bei eingehenden Anrufen trennen Sie bitte vorher das Kabel, um die Bluetooth-Verbindung zu nutzen. Alternativ können Sie auch ein reines USB-C Ladekabel (ohne Datenverbindung) nutzen.

Akku:

Der Akku des Yealink-Headsets hält je nach Beanspruchung, rund 3-5 Werktage.

Wenn die Verbindung zum USB-Dongle für einen längeren Zeitrum unterbrochen wird, schaltet sich das Headset von allein aus, um Energie zu sparen. 

Bitte achten Sie darauf, dieses bei Bedarf rechtzeitig einzuschalten.

Durch kurzes Drücken der Einschalttaste (Headset muss bereits eingeschaltet sein), ertönt eine Stimme, die Ihnen den Akkustand und die vorhandene Verbindung zum USB-Dongle mitteilt.

In der Yealink USB-Connect-Software sehen können Sie ebenfalls den Akkustand des Headsets überprüfen.

Software:

Für das Yealink-Headset wird vom Hersteller die Software „Yealink USB-Connect“ bereitgestellt.

Wir empfehlen explizit diese zu installieren, um sowohl die Firmware des Headsets als auch die vom USB-Dongle aktuell zu halten und um Software- und Audiofehler zu beheben.                                             

URL: https://www.yealink.com/en/product-detail/usb-connect-management

Verwendung anderer Audiogeräte:

Gerne können Sie auch alternative Audio-Geräte verwenden. Bitte haben Sie jedoch Verständnis dafür, dass wir im Supportfall keine Untersützung leisten können.

Die UCware App kann Ihnen die mobile Arbeit erleichtern und geschäftliche Telefonate auf Ihr Smartphone bereitstellen. Dementsprechend telefonieren Sie über die UCware Telefonanlage der THA, die Ihre persönliche Nebenstelle der Hochschule bei ausgehenden Gesprächen signalisiert.

Die mobile App kann für iOS (Apple) und Android-Geräte in den jeweiligen App Stores runtergeladen werden.

Die UCware Mobile App bietet Ihnen die Möglichkeit Gespräche über VoIP (Voice over IP – Telefonie über das Internet) oder über das GSM-Netz (Mobilfunk) zu führen.

Wir empfehlen Ihnen die Telefonie über VoIP, da die Gesprächsqualität bei sehr guter Verbindung hervorragend ist.

Die Telefonie über das GSM-Netz empfehlen wir nur, wenn eingehende Gespräche auf Ihre Mobilfunknummer umgeleitet werden sollen. 

Gibt es etwas zu beachten?

Die UCware App benötigt eine stabile WLAN-Verbindung. Bei einer instabilen WLAN-Verbindung oder lokal ausgelastetem Access Point, sind oft nur Gesprächsfetzen verständlich oder das Telefonat reißt ab. 
Sie können aber auch über Ihre mobilen Daten (4G/5G-Netz) telefonieren. 

Der Verbrauch Ihres Datenvolumens schwankt dabei je nach Dauer bzw. Häufigkeit der Nutzung. Sollten Sie ein geringes Datenvolumen mit z.B. nur 1 GB haben und täglich mehrere Stunden über die UCware App telefonieren, wäre die Nutzung über das WLAN ratsam. 
Bei gelegentlichen Telefonaten fällt der Datenverbrauch eher gering aus.

Wie nehmen Sie die App in Betrieb?

Im Anschluss an den Download und das erstmalige Öffnen der App auf Ihrem Smartphone, erteilen Sie ihr bei der folgenden Abfrage alle notwendigen Berechtigungen. 
Anschließend tippen Sie im Anmeldefenster der UCware App auf das QR-Symbol und scannen den QR-Code aus dem UCC-Client der Desktop-Version auf Ihrem Rechner. 
Diesen finden Sie unter Rufnummernkonfiguration, Eigene Slots, App (bitte den Slot „App“ anklicken) und zuletzt auf das runde blau QR-Symbol klicken, um Ihren persönlichen QR-Code zu erstellen.
Dieser QR-Code ist nun 15 Minuten gültig und kann lediglich einmal abgescannt werden.
(Anleitung: https://wiki.ucware.com/apphandbuch/onboarding)

Einstellung der Anrufmethode VoIP & Mobilfunk

Bitte klicken Sie auf: Rufnummernkonfiguration, Eigene Slots, App (bitte den Slot „App“ anklicken), Anrufmethode und wählen VoIP oder Mobilfunk aus.

Sollten Sie Mobilfunk auswählen, müssen Sie rechts davon Ihre Mobilfunknummer eintragen und unten rechts auf Speichern klicken.

Bitte beachten Sie, dass im UCC-Client keine weitere Rufumleitung auf die eingetragene Mobilfunknummer eingestellt sein darf, da sonst keine Verbindung auf Ihrem Smartphone aufgebaut werden kann.

Wo finden Sie die App? 
Die UCware App steht für iOS und Android in den jeweiligen App Stores zum Download bereit.
Appel:https://apps.apple.com/de/app/ucware/id6737845838
Android:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ucware.mobile.android&hl=de

Telefone (Snom D385n) werden vom Rechenzentrum nur in begründeten Ausnahmefällen bereitgestellt.

Selbstständig beschaffte Telefone, ohne vorheriger Rücksprache und Zustimmung des Rechenzentrums, können nicht berücksichtigt und in Betrieb genommen werden.

Berechtigte Gründe für die Bereitstellung von Telefone:

• Körperliche Einschränkung (z.B. beim Tragen eines Hörgeräts – ggf. Rücksprache mit der Schwerbehindertenvertretung nötig)
• Labore mit erhöhter Unfallgefahr in denen sich Einzelpersonen aufhalten

Freischaltung Telefonslot:

Für die Freischaltung des Telefonslots, wenden Sie sich bitte an Herrn Dennis Simion unter: rzservice@hs-augsburg.de

Sobald der Telefonslot für Sie freigeschaltet wurde, müssen Sie ihren UCC-Client neu laden, um diesen sehen zu können.

Unter Rufnummerkonfiguration erscheint nun der Telefonslot.

Für die Nutzung eines Telefons, müssen Sie bitte unterhalb des Slots noch den Hacken setzen, ansonsten bleibt die Funktion deaktiviert und Sie können sich nicht an einem Telefon anmelden.

PIN für die sichere Anmeldung an einem Telefon:

Um eine persönliche PIN einzurichten, klicken Sie bitte im UCC-Client oben rechts auf das "Männchen" und auf „PIN ändern“.

Sollten Sie zukünftig Ihre PIN vergessen, können Sie diese jederzeit mit dieser Vorgehensweise ändern.

Anmeldung am Telefon:

Für die Inbetriebnahme eines Telefons, muss dieses am richtigen Netzwerk (VLAN) angeschlossen sein.

Sobald das Telefon angeschlossen, provisioniert und hochgefahren ist, können Sie sich mit Ihrer Nebenstelle und persönlichen PIN am Telefon anmelden.

Auf dem Display des Telefons sehen Sie rechts ein Schlüssel-Symbol.

Drücken Sie hierzu die Taste unterhalb dieses Symbols, um den Anmeldeprozess zu starten.

Anschließend geben Sie Ihre Nebenstelle ein und bestätigen mit der Taste, auf der ein Hacken abgebildet ist (rechts der Pfeiltaste), Ihre Eingabe.

Anschließend geben Sie bitte Ihre PIN ein und bestätigen Ihre Eingabe ebenfalls mit derselben Taste.

Nach wenigen Sekunden sollten Sie nun Ihren Namen und Ihre Nebenstelle auf dem Display sehen.

Wichtige Zusatzinformationen:

Wenn Sie nicht am Telefon angemeldet sind, übernimmt ein sogenannter „nobody user“ die Telefonie-Funktion auf Ihrem Gerät. Der nobody user nutzt entweder eine Nebenstelle im 5000er oder im 900000er Bereich (im 900000 Bereich bitte Herrn Simion melden und die Raumnummer nennen, in der das Telefon genutzt wird).

Im Fall des nobody users können Sie nur die Einsatzzentralle (110, 112) und die int. Notfall 5 erreichen. Externe Gespräche sind nicht möglich und erfordern die Anmeldung mit der persönlichen Nebenstelle.

Ihre persönliche Nebenstelle wird Ihne nach Freischaltung Ihrer RZ-Kennung zugewiesen.

Die Reservierung von Nebenstellen nach Ausscheiden von Beschäftigten ist aus organisatorischen Gründen ausgeschlossen.

Gerne können Sie jederzeit Ihre persönliche Nebenstelle bei einem Abteilungs- oder Fakultätswechsel mitnehmen, sofern dies mit Ihrem Vorgesetzten abgesprochen wurde.

Nicht mehr benötigt Nebenstellen landen wieder im Nebenstellenpool und werden neu vergeben.

Mit der Funktion der Kurzwahltaste, können Sie zum Beispiel die unteren rechten Tasten des Telefons mit einer Rufnummer belegen oder Funktionen wie die Öffnung der Schranken nutzen.

Bitte beachten Sie, dass die Öffnung der Schranken nur dann möglich ist, wenn eine aktive Sprachverbindung zur Sprechstelle der Schranke gegeben ist.

Um eine Kurzwahltaste einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor.

1. Öffnen Sie bitte den UCC-Client (ohne UCC-Client können Sie keine Kurzwahltasten konfigurieren)
2. Klicken Sie im UCC-Client links in der Leiste auf "Tastenbelegung" (drittes Symbol von oben)
3. Klicken Sie auf "Snom D385"

Nun sollten es bei Ihnen wie folgt aussehen:

Die Option "Erweiterung 1 -3" können Sie ignorieren. Hierbei handelt es sich um physische Erweiterungsmodule.

Unterhalb der Kurzwahltasten sehen Sie die Zahlen 1-4. Dies symbolisiert die Seitenanzahl. Sie können bis zu vier Seiten mit Kurzwahltasten belegen.

Um nun eine Kurzwahltaste einzurichten, klicken Sie bitte im UCC-Client auf die jeweilige abgebildete Taste und wählen die jeweilige Funktion aus:

• Für einen direkten Anruf wählen Sie bitte "Nebenstelle" aus, tragen einen Namen ein und tragen die Nebenstelle oder die gewünschte Telefonnummer bei "Rufnummer" ein.
• Für die Schrankenöffnung wählen Sie bitte "DTMF-Tonfolge" aus, tragen eine Beschriftung bei "Name" ein und tragen den Code zur Öffnung der Schranke bei "Rufnummer" ein, den Sie von Herrn Simion erhalten haben

Wie folgt, sollte nun Ihre Konfiguration aussehen:

Anschließend klicken Sie bitte auf "Speichern", damit Ihre Konfiguration nicht verworfen wird.

Nun können Sie Ihre Kurzwahltasten individuell anpassen.